沒(méi)等我把這一切考慮清楚，我已經(jīng)坐在了大會(huì)議室里，開(kāi)始了工作例會(huì)的報(bào)告，接下來(lái)是會(huì)見(jiàn)重要的客戶(hù)，審核近期的合同，召集業(yè)務(wù)骨干會(huì)晤，與新員工面談，報(bào)銷(xiāo)審核、制訂項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)……。一天很快就過(guò)去了，到了晚上十點(diǎn)還有大堆資料沒(méi)有看完，很多封郵件來(lái)不及回復(fù)。我只得抱上資料，提上筆機(jī)本，拖著疲憊的身子急急忙忙往家趕……”
這是在一次管理培訓(xùn)課程開(kāi)始時(shí)，一名女學(xué)員向我描述的自己的“正常”生活。面對(duì)她這般的工作狀況，我不禁有些手心冒汗。要知道，像這樣的繁忙程度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了大多數(shù)白領(lǐng)女性生理和心理所能承受的正常范圍，長(zhǎng)期在這種狀況下工作會(huì)常常出現(xiàn)“應(yīng)激”狀態(tài)，這將對(duì)身心造成嚴(yán)重的傷害。
該怎樣幫助這些女“忙”人們解圍呢？管理大師們給我們?cè)O(shè)計(jì)了一套“強(qiáng)身應(yīng)急功”，讓我們這就學(xué)習(xí)和操練起來(lái)吧。
第一招，ABCD擒拿手
要像刷牙一樣，養(yǎng)成每天把要做的工作排列出來(lái)的習(xí)慣，以明確目標(biāo)。下班前將明天所有的工作按緊急重要程度分布到如圖1所示的二維圖中，要記住緊急的事不一定重要，重要的不一定緊急。找出真正重要且緊急的事，在前面標(biāo)上A，將緊急但不重要和重要但不緊急的工作權(quán)衡一下，分別標(biāo)上B和C，最后將一些既不緊急也不重要的事標(biāo)上D。如果某個(gè)級(jí)別的工作不止一項(xiàng)，你可以再按輕重緩急程度在每一項(xiàng)前面標(biāo)上A1、A2、A3或B1、B2、B3等。明天頭一件事就是考慮A1，做起來(lái)，直至完成，再做A2，因?yàn)橥瓿晒ぷ髯羁旖莸姆椒ň褪且患患厝ネ瓿伞?
第二招，委托挪移掌
將你可以委托別人做的事情劃分出來(lái)，盡量委托給別人去做，這樣你就有更多時(shí)間來(lái)完成只有你自己才能做的事情。但原則是讓合適的人完成合適的任務(wù)，實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，一項(xiàng)任務(wù)只由一個(gè)人來(lái)完全負(fù)責(zé)，并執(zhí)行到底，除非有不可控的意外狀況發(fā)生。
第三招，強(qiáng)制增效腿
“從來(lái)沒(méi)有足夠的時(shí)間做完一切事情，但是總有足夠的時(shí)間做完最重要的事情。”表現(xiàn)出色者與表現(xiàn)平庸者之間的差異在很大程度上取決于他們選擇拖延什么。由于你肯定會(huì)進(jìn)行拖延，現(xiàn)在就要決定拖延低價(jià)值的活動(dòng)，決定拖延在任何情況下對(duì)你的事業(yè)都無(wú)關(guān)緊要的活動(dòng)，要學(xué)會(huì)去掉小事，集中力量做大事。
第四招，“不行”獅子吼
與我們每天面對(duì)的多如牛毛的事務(wù)相比，我們的精力和時(shí)間顯得如此的寶貴和有限。要想把每一件事都做好幾乎是不可能的，也是不現(xiàn)實(shí)的。解決的辦法就是學(xué)會(huì)說(shuō)“不行”。這絕不是所謂的畏難情緒，或是什么消極的做法。這恰恰是“有所為有所不為”在現(xiàn)實(shí)工作中的靈活運(yùn)用，是保證任務(wù)高效完成的必要方法。
我們提高效率的一項(xiàng)重要的原則就是，利用最有效的時(shí)間，集中精力，完成最重要的事情。“苛求完美”有時(shí)候可能成為我們提高工作效率的大敵，而學(xué)會(huì)取舍和善于分配將大大增強(qiáng)我們的實(shí)用功力。
職場(chǎng)貼士：有新入職的同事到來(lái)時(shí)，不妨當(dāng)面遞上一張自己做的卡片，除了自我介紹之外，再附上一段你的祝福語(yǔ)，簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單，就贏得了別人的心。它的好處在于你以后的工作中，都會(huì)得到大家不遺余力的幫忙。幾句溫暖的話(huà)就可以收買(mǎi)到人心，為自己輕松編織一張人際網(wǎng)，占盡了主動(dòng)的先機(jī)，何樂(lè)而不為呢?
