分類: 職場(chǎng)生存 職場(chǎng)詞典 編輯 : 職場(chǎng)知識(shí) 發(fā)布 : 03-04

閱讀 :196

    在外國(guó)公司做事，久了就發(fā)現(xiàn)我們中國(guó)人雖然在技術(shù)方面不錯(cuò)，但在做presentation方面的能力，則比西方人，以及同屬亞洲的印度人，新加坡人，要遜色很多，水平有明顯的差距。 

    那么，差距主要表現(xiàn)在哪里呢？ 首先是ppt文件有不足之處。其次是語(yǔ)言表達(dá)能力比較薄弱。ppt文件提供了視覺要素，而語(yǔ)言表達(dá)提供了聽覺要素，如果在視覺和聽覺兩方面我們都沒有滿足觀眾的要求，就會(huì)防礙思想的交流，直接影響presentation的效果。 

    對(duì)于ppt文件，我們有時(shí)寫得太長(zhǎng)或太短，有時(shí)則不注意選擇合適的模板。我見過一個(gè)同事，總愛用一種類似于一本日記本的模板，盡管模板本身很有藝術(shù)氣息，但一旦在上面加入文字，尤其是圖形之后，日記本固有的橫線就會(huì)給視覺帶來(lái)很大的干擾。另外，試圖在一個(gè)頁(yè)面上羅列太多的論點(diǎn)也是常有的不明智的選擇。因?yàn)檫@會(huì)讓觀眾眼花繚亂，無(wú)法集中注意力。 

    在語(yǔ)言表達(dá)方面，問題則更多。例如發(fā)音不夠標(biāo)準(zhǔn)，口齒不清，不善于組織語(yǔ)言，犯太多語(yǔ)法錯(cuò)誤，講話冗長(zhǎng)，邏輯和思路混亂，等等。種種問題都會(huì)導(dǎo)致同一個(gè)結(jié)果，那就是無(wú)法恰到好處地對(duì)頁(yè)面進(jìn)行生動(dòng)的闡述，使之易于被聽眾理解。良好的語(yǔ)言表達(dá)，是頁(yè)面的必要補(bǔ)充，起到錦上添花的作用。相反，語(yǔ)言表達(dá)不好，往往會(huì)讓精心制作的ppt文件黯然失色。 

    接收“敏于行，訥于言”的傳統(tǒng)教育的中國(guó)人，對(duì)語(yǔ)言能力的培養(yǎng)一向是不夠重視的。這體現(xiàn)在我們的學(xué)校教育中，給予語(yǔ)言訓(xùn)練的時(shí)間非常有限。中國(guó)人的心態(tài)，也一向看不起那些油嘴滑舌，能說(shuō)會(huì)道的人。這其實(shí)是一個(gè)很大的認(rèn)識(shí)誤區(qū)。雖然在學(xué)校里語(yǔ)言的重要性沒有充分體現(xiàn)出來(lái)，但在工作之后，我們都會(huì)慢慢發(fā)現(xiàn)，語(yǔ)言技能對(duì)職業(yè)生涯的影響其實(shí)非比尋常。就拿presentation來(lái)說(shuō)吧，如果它總是很不成功，會(huì)帶來(lái)不少負(fù)面影響。首先，盡管你可能盡了很大努力，但最終你的思想沒有被聽眾理解和接受，無(wú)法引起他們的共鳴，在某種程度上，是浪費(fèi)彼此的時(shí)間。其次，足以打擊自信心。 觀眾們流露出的困惑迷惘甚至懷疑的神情，會(huì)讓你為此不安或產(chǎn)生自卑感。另外，也會(huì)影響公司同事和上級(jí)對(duì)你的評(píng)價(jià)，為你在公司長(zhǎng)期的立足和升遷投下陰影，導(dǎo)致自己的事業(yè)發(fā)展受到限制。 

    既然presentation是職業(yè)生涯成功的重要因素，那么思考如何提高這方面的能力就是一件刻不容緩的事情。這里，談?wù)勛约旱囊稽c(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，和大家一起分享和交流。 

    制作一個(gè)界面友好的ppt文件是成功的第一步，因?yàn)樗悄愫陀^眾溝通的第一座橋梁。要做好ppt文件，首先要熟練掌握powerpoint的使用。其次可參考專業(yè)級(jí)的ppt文件，向它們的風(fēng)格靠攏。然后考慮要包含哪些主要觀點(diǎn)。把論點(diǎn)和輔助材料進(jìn)行羅列，整理和歸類，使內(nèi)容更富條理性和邏輯性。內(nèi)容的取舍固然重要，選擇合適的形式也不容忽視。對(duì)不同頁(yè)面，要從怎樣更清晰直觀的角度，決定采用文字還是圖。如果圖更好，不要因?yàn)榕侣闊┒挠梦淖帧?duì)于重要的系統(tǒng)框圖，一定要精心設(shè)計(jì)，并選擇合適的顏色，顏色對(duì)視覺而言是很重要的因素。 

    當(dāng)ppt文件準(zhǔn)備好之后，接下來(lái)要面對(duì)的難題是說(shuō)什么，如何說(shuō)。 

    很少有人提筆事先寫下發(fā)言稿。實(shí)際上，如果能夠事先設(shè)計(jì)好發(fā)言辭，到了真正要講的時(shí)候，就不會(huì)緊張得不知該說(shuō)什么。關(guān)于發(fā)言稿的必要性，我們存在一些思維誤區(qū)。例如我們通常覺得既然是演講，就應(yīng)該是自由的，隨性的。認(rèn)為到了現(xiàn)場(chǎng)，看到一張張頁(yè)面，就會(huì)自然地條件反射而想到該說(shuō)什么。但從自身的體會(huì)，和對(duì)他人的觀察，發(fā)現(xiàn)這些想當(dāng)然的結(jié)論是靠不住的。以我自己為例，盡管我的口語(yǔ)稱得上流利，但每當(dāng)打開新頁(yè)面時(shí)，第一反應(yīng)竟是腦海空白，想不起要說(shuō)什么，從哪里說(shuō)起。以普通中國(guó)人的英語(yǔ)口語(yǔ)水平，還真地?zé)o法在短短幾秒鐘之內(nèi)理清思路，把語(yǔ)言很好地組織起來(lái)。 

    既然出口成章暫時(shí)不可能，那就不如事先把該說(shuō)的話周密地計(jì)劃好。所以我剛才提到要先準(zhǔn)備發(fā)言稿。為什么電影中的臺(tái)詞和對(duì)白永遠(yuǎn)比真實(shí)生活中的來(lái)得高明和富有感染力呢？原因很簡(jiǎn)單，因?yàn)閯∽骷以缫丫臉?gòu)思好了劇本。演員只需以飽滿的情緒念出臺(tái)詞就能達(dá)到很好的藝術(shù)效果。假如沒有劇本，導(dǎo)演只告訴演員一個(gè)故事大綱，然后讓他們?cè)谂臄z時(shí)自由發(fā)揮，想說(shuō)什么說(shuō)什么。那會(huì)是多么混亂的局面，又怎么可能出現(xiàn)預(yù)期中的精彩對(duì)白呢？這就是有準(zhǔn)備和沒準(zhǔn)備的差別。 

    大家也許會(huì)羨慕美國(guó)總統(tǒng)，英國(guó)首相等政治家們的滔滔不絕，口若懸河的演講能力，其實(shí)，他們的演講稿大多是助手們預(yù)先擬好的。有哪一個(gè)美國(guó)總統(tǒng)夠膽量在就職儀式上即興發(fā)言嗎？哪怕他再雄辨再自信，也絕對(duì)不會(huì)這樣做。相反，為力求完美，達(dá)到“語(yǔ)不驚人誓不休”的效果，華盛頓的文膽們事先不知查閱多少有關(guān)文獻(xiàn)，有過多少絞盡腦汁的思考，度過多少難眠之夜。當(dāng)然，公司內(nèi)外的presentation在重要程度和規(guī)格要求上無(wú)法和總統(tǒng)就職儀式相比，但準(zhǔn)備功夫同樣要做足。否則怎么可能有精彩的表演呢？ 

    可以利用powerpoint的note page功能，對(duì)每一頁(yè)添加注釋。這些注釋連在一起，就成了完整的發(fā)言稿，基本上就是自己到了現(xiàn)場(chǎng)將要說(shuō)的話。注釋不必寫得很長(zhǎng)，只需言簡(jiǎn)意賅地對(duì)頁(yè)面進(jìn)行概括即可，必要時(shí)可插入一些題外話。notepage 可以打印出來(lái)，發(fā)言時(shí)不妨拿著它，以方便提詞。有了底稿作為基礎(chǔ)，就很容易根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況作即興的發(fā)揮。 

    對(duì)于以圖為主的頁(yè)面，由于文字較少，更需要計(jì)劃好說(shuō)些什么。圖只是一個(gè)骨架，需要用語(yǔ)言讓它變得豐滿。在現(xiàn)場(chǎng)可以使用熒光棒，逐一指向圖中的有關(guān)模塊，引導(dǎo)聽眾追隨你的視線和思路。 

    對(duì)于以bullets為主的頁(yè)面，其實(shí)要講的已經(jīng)在頁(yè)面上列舉出來(lái)了。所以基本上只要照著念，并適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┿暯釉~就可以了。 

    在頁(yè)面切換時(shí)，也要注意使用銜接詞或句子來(lái)承上啟下。例如，在打開下一個(gè)頁(yè)面之前，可以說(shuō)：剛才我們已經(jīng)談到了。。。雖然那種算法已經(jīng)滿足要求，但最近我們又發(fā)現(xiàn)了一個(gè)效果更好的。。。這樣，就很自然地過渡到了下一頁(yè)。 

    重要的原則是，通過顯示頁(yè)面，以及圍繞它所做的發(fā)言，能保證你的訊息得到充分的傳達(dá)，使聽眾能夠輕松地明白你的觀點(diǎn)和思路。可以把自己想象成聽眾，或找一個(gè)好友做聽眾，看是否能達(dá)到這一目的。 

    為了保證現(xiàn)場(chǎng)的效果，可以事先多練習(xí)。對(duì)那些經(jīng)常想不起如何發(fā)音的單詞，一定要反復(fù)誦讀，以防忘記。據(jù)說(shuō)美國(guó)總統(tǒng)布什在公開演講中常鬧念錯(cuò)單詞發(fā)音的笑話，總統(tǒng)尚且如此，一般人更少不了這個(gè)毛病。雖然偶而念錯(cuò)字是可以原諒的小細(xì)節(jié)，但如果這種情形連續(xù)發(fā)生，就難免會(huì)影響別人的觀感了。 

    充分準(zhǔn)備發(fā)言稿，再加上扎實(shí)的口語(yǔ)基本功，足以保證presentation達(dá)到相當(dāng)?shù)乃健Ｅc發(fā)言稿可隨時(shí)提筆寫不同，口語(yǔ)是很難臨時(shí)抱佛腳的。它是多年積累的結(jié)果。所以，在平時(shí)要多說(shuō)英語(yǔ)，注意糾正不標(biāo)準(zhǔn)的英語(yǔ)發(fā)音和避免犯語(yǔ)法錯(cuò)誤。留心吐字是否清晰，節(jié)奏感和語(yǔ)調(diào)是否恰到好處，等等。多觀摩政治家們或大公司總裁們的精彩演講應(yīng)該會(huì)有所啟發(fā)。 

    如同技術(shù)才能一樣，presentation的能力對(duì)于一個(gè)人的職業(yè)生涯是很重要的，所以要引起我們足夠的重視。不要輕視每一個(gè)presentation的機(jī)會(huì)，把它做好是我們的責(zé)任和義務(wù)。應(yīng)該多對(duì)自己在presentation中的表現(xiàn)進(jìn)行反思，找出問題所在，思考提高水平的途經(jīng)。除了可以參考本文中的建議之外，更可結(jié)合自己的情況，想出更多更好的解決方案。 

    對(duì)于那些presentation已有不錯(cuò)水平的人，則可以考慮如何做得更完美，更有感染力。在發(fā)言中不妨加入一些幽默詼諧的色彩，會(huì)有意想不到的效果。例如在開場(chǎng)，中間或結(jié)束時(shí)，來(lái)一點(diǎn)和主題有關(guān)的小幽默。可以活躍現(xiàn)場(chǎng)，讓氣氛輕松。另外，要注重和聽眾的眼神交流，要善于根據(jù)他們的反應(yīng)及時(shí)對(duì)發(fā)言做出調(diào)整。 

    和任何技能一樣，presentation也需要反復(fù)磨煉才能真正掌握。不要怕花時(shí)間，時(shí)間會(huì)花得值得的。一旦掌握自如了，你將會(huì)終生受用。在任何職位上，小至銷售人員，大至國(guó)家主席，良好的presentation的能力都是成功的必要條件。 

    記住那句永恒的真理：There is a will, there is a way. 

                                                          來(lái)源：文學(xué)城 

   

職場(chǎng)貼士：一個(gè)有工作技巧的人，會(huì)把許多性質(zhì)相近的工作，集中在同一時(shí)段處理，這樣不僅節(jié)省時(shí)間，同時(shí)也能提高效率，即“事半功倍”

 

  

下一篇:找準(zhǔn)你的最佳切合點(diǎn) 下一篇 【方向鍵 ( → )下一篇】

上一篇:盡全力擁抱機(jī)會(huì) 上一篇 【方向鍵 ( ← )上一篇】