分類: 職場(chǎng)生存 職場(chǎng)詞典 編輯 : 職場(chǎng)知識(shí) 發(fā)布 : 12-20

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    [rzzch.cn]報(bào)道：其實(shí)在認(rèn)識(shí) Rachel 之前，我對(duì)“秘書”的理解跟大多數(shù)人一樣簡(jiǎn)單，覺得秘書就是伺候人的活兒，只要有點(diǎn)兒眼色，沒什么 太難的，最需要的就是耐心。直到有機(jī)會(huì)跟 Rachel 這個(gè)在三家著名外企任職過的“資深秘書”見面聊天，才明白許多看似簡(jiǎn)單的 事情，做起來(lái)卻并不那樣容易。

    “提起秘書，大多數(shù)人都會(huì)想到漂亮的女孩。事實(shí)上在國(guó)外，真正優(yōu)秀的秘書大多已近不惑之年，或許年齡更大。他們真的非 常專業(yè)，以我現(xiàn)在的經(jīng)驗(yàn)是沒法比擬的。”這個(gè)高挑的女孩子，一 身干練的職業(yè)套裝，說(shuō)話時(shí)的語(yǔ)調(diào)平穩(wěn)卻很有力度，老到的樣子 顯得比同齡人成熟許多。

    墊腳撐起半邊天

    2000 年，英語(yǔ)專業(yè)畢業(yè)的 Rachel 陰差陽(yáng)錯(cuò)地進(jìn)入一家法國(guó) 公司做秘書工作。當(dāng)時(shí)公司規(guī)模還小，許多制度體系不完善，反 而給Rachel 更多鍛煉機(jī)會(huì)。“其實(shí)，做秘書最擔(dān)心的是得不到上 司的信任，因此，在與一個(gè)新老板相處的時(shí)候，最先要做的就是獲取他的信任。”

    公司要從廈門搬到上海，為了選址讓上司滿意，Rachel 下了 很大工夫。“在做事之前，一定要知道上司的口味，否則，你累死累活地跑半天，卻不一定有好效果。而且在給上司提出你的建議時(shí)，一定要有十分充足的理由讓他相信，你的選擇是對(duì)的 !”在搞明白上司將來(lái)想要居住的地段和他心中的期望價(jià)格之后，她跑遍了上 海所有的寫字樓，把各個(gè)寫字樓的交通狀況、周邊服務(wù)、居住設(shè) 施全都調(diào)查了一遍。

    這件事辦得很成功，Rachel 的秘書生涯漂亮地打了頭一仗。“其實(shí)許多小事情也在不斷地滲透出上司對(duì)你信任與否。”Rachel 笑著說(shuō)，就像訂機(jī)票、安排行程，有人覺得是再簡(jiǎn)單不過的事情，不需要任何技巧。其實(shí)每個(gè)老板都有自己的“口味”，他喜歡乘哪個(gè)時(shí)段、哪個(gè)航空公司的飛機(jī)，在飛機(jī)上喜歡坐哪個(gè)位子 ( 靠窗口還是靠走廊，頭等艙還是經(jīng)濟(jì)艙 )，喜歡住哪家賓館、哪個(gè)樓 層 ( 吸煙還是不吸煙的 )、什么樣標(biāo)準(zhǔn)的房間等等，這一切秘書都必須了如之掌。“老板不會(huì)親口告訴你‘我喜歡什么’，很多時(shí)候 要你用心地去想、去琢磨，雖然是小事情，但一次兩次辦不好，老板就會(huì)漸漸喪失對(duì)你的耐心和信任。”

    一個(gè)好的秘書是能頂半邊天的。比如 check E-mail 這種事。 剛開始，上司讓 Rachel check 完后還要再檢查一遍，等過幾個(gè)月后，Rachel 對(duì)上司的想法已經(jīng)了解透徹，她明白哪些 E-mail 是 老板認(rèn)為必須處理的，哪些是不急需處理的，漸漸地上司就完全相信了 Rachel 的判斷。“贏取信任需要一個(gè)過程，在這個(gè)過程中，只有自己用心摸索。”

    在 Rachel 眼里，想要做一個(gè)合格的秘書，一定要切實(shí)地關(guān)心 自己的上司，這種關(guān)心不是常人眼中的阿諛奉承。比如在開會(huì)的 時(shí)候，一個(gè)合格的秘書明白什么時(shí)候應(yīng)該進(jìn)入會(huì)議室給上司送杯 水，或者提醒他注意休息等等。“許多人瞧不起這樣的小動(dòng)作，覺 得沒什么了不起。其實(shí)，經(jīng)歷了 3 個(gè)小時(shí)甚至更長(zhǎng)的會(huì)議后，他 這個(gè)時(shí)候已經(jīng)很渴、很疲倦了，一個(gè)關(guān)心的小舉動(dòng)，會(huì)拉近你和 上司的距離。”

    Rachel 誠(chéng)懇地說(shuō)，老板也是人，他們也時(shí)常為人際關(guān)系頭疼，許多老板在別人面前掩飾得很好，其實(shí)，他們很難有交心的人，秘書和司機(jī)恐怕是他們最親密的人了。“作為他身邊最貼近的下屬 和同事，如果他信任你，會(huì)跟你講許多他的煩惱和困惑，因?yàn)樗?道，你不會(huì)到處亂講。更好的秘書，還能夠?yàn)樯纤境鲋饕猓嫠麄?解除困惑。”

    “老板永遠(yuǎn)是對(duì)的 !”

    中國(guó)有句古話，“伴君如伴虎”。和上司相處的過程，不但是相互信任的過程，同時(shí)也是磨合的過程。

    Rachel 回憶起自己剛?cè)胄袝r(shí)的一段遭遇。 在法國(guó)公司做秘書時(shí)的 Rachel，因?yàn)?沒有太多經(jīng)驗(yàn)，上司說(shuō)的一切命令她都只是用“好的”來(lái)回答。后來(lái)她漸漸意識(shí)到 這樣做可能導(dǎo)致每件事情都無(wú)法完成。于 是，在進(jìn)入飛利浦公司擔(dān)任亞太區(qū)總裁秘 書后，她學(xué)會(huì)了積極跟上司有效溝通，不 能做的一定事先明說(shuō)。“上司可能會(huì)一天 交付 10 項(xiàng)任務(wù)，而你或許只能做好 5 項(xiàng)，開始就應(yīng)該跟上司講明白，我只能完成其 中 5 項(xiàng)，如果都做，可能會(huì)做得一塌糊涂。 這樣，他會(huì)另行安排合適的人選協(xié)助你完 成工作。如果什么都用‘好的’作回答，最終吃苦果的只有自己，而且逐漸會(huì)讓老板懷疑你的能力。”

    “中國(guó)人不太善于 challenge 自己的 上司，任何事情都容易唯命是從。但在外 企，上司更愿意在第一時(shí)間知道你遇到的 困難和想法，這樣更有利于他下一步工作 計(jì)劃的執(zhí)行。”

    “老板永遠(yuǎn)是對(duì)的。與上司相處的過 程難免會(huì)有被誤解的時(shí)候，這個(gè)時(shí)候最好 先站在上司的角度思考他為什么會(huì)這樣想，而后找個(gè)合適的時(shí)解釋清楚。如果一開始就不顧一切地去解釋，只會(huì)適得其反。”

    Rachel 談起自己曾經(jīng)遇到過的一個(gè) 麻煩。中秋節(jié)發(fā)月餅票，在計(jì)算時(shí)忘記了 司機(jī)的份額，當(dāng) Rachel 發(fā)現(xiàn)時(shí)有點(diǎn)兒慌。一位部門經(jīng)理知道后把自己的份額讓給了 司機(jī)，Rachel 很高興。當(dāng)時(shí)上司在泰國(guó)出 差，Rachel 就 發(fā) E-mail 給 他，說(shuō) 事 情得 到了解決。得到的回復(fù)卻是上司的大發(fā)雷 霆 :“你沒有任何權(quán)力來(lái)幫我決定事情 !” Rachel 當(dāng)然很不開心，后來(lái)靜心一想，明白是自己在信里沒有寫清楚，讓上司誤以 為自己把他的月餅票給了司機(jī)，擅自動(dòng)用 他的私人物品。“我當(dāng)時(shí)沒有即刻打電話 給他，只是寫E-mail 說(shuō)一切等你回來(lái)解釋。如果馬上打電話辯解，老板會(huì)認(rèn)為你在挑釁他，事情只會(huì)更糟。靜下心來(lái)找原 因才是關(guān)鍵，要把握一個(gè)原則——老板永 遠(yuǎn)是對(duì)的。他發(fā)脾氣也好，表?yè)P(yáng)也好，他 有自己的立場(chǎng)，多站在他的角度考慮問題，會(huì)讓自己做事情事半功倍。”

    潛伏的“貴人”

    “我一直相信一句話，‘你成功的一 半是由上司定義的’。和上司的融洽相處，同時(shí)也是對(duì)自己的成全。”Rachel 談起這 一點(diǎn)深有體會(huì)。

    Rachel 離開秘書行業(yè)已經(jīng)有半年時(shí) 間了，而她的事業(yè)轉(zhuǎn)型恰好得益于前任上 司。Rachel 的上司在半年前要調(diào)任北京，當(dāng)時(shí)的 Rachel有兩個(gè)選擇，和老板一同 去北京繼續(xù)秘書工作 ; 或者留在上海，重 新開始另一個(gè)新角色，在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶專員。經(jīng)過幾夜不眠的思量，Rachel 決定選擇后者。

    “我相信跟我共過事的人，再做任何 事情都同樣出色。”這是上司臨走時(shí)留給 她的一句話。Rachel 開始做一個(gè)真正意 義上的職員，開始有機(jī)會(huì)接觸公司的核心 業(yè)務(wù)。初期的轉(zhuǎn)型困難重重，前任上司卻在遙遠(yuǎn)的北京一直關(guān)心著Rachel 的成長(zhǎng)。每次回上海，有機(jī)會(huì)的話都會(huì)面對(duì)面給她肯定和鼓勵(lì)，讓從沒學(xué)過金融的Rachel 越來(lái)越有信心，在新崗位上也越 來(lái)越適應(yīng)。

 【rzzch.cn編者按】如何與副職上司融洽相處？  與上司和睦相處的9條準(zhǔn)則

    問起Rachel 有沒有過怕上司的心態(tài)，Rachel 笑著說(shuō)，和上司相處，說(shuō)難也不難。千萬(wàn)不要因?yàn)樗悄愕睦习迥憔湍盟?dāng)God，要把他看做是自己的同事，出了公司大門是自己的朋友。有了這樣的平 和心態(tài)，才可以更放松地和他相處。”

    你和工作伙伴在工作上相互依賴，老板也不例外。對(duì)照以下這些管理細(xì)節(jié)，你很好 地實(shí)現(xiàn)了老板對(duì)你的期望了嗎？

職場(chǎng)貼士：風(fēng)頭不能高過領(lǐng)導(dǎo)：出門在外，一定要清楚自己的地位，做好上司的陪襯，女性在穿著打扮上不要太過耀眼，別讓客戶的眼光都聚在你的身上而忽視了上司。此外，在日程安排、酒店確定、合同談判等環(huán)節(jié)不要亂發(fā)言，多維護(hù)上司的威信。

 

  

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