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職場生存

秘書:老板的出差特攻隊

分類: 職場生存 職場詞典 編輯 : 職場知識 發布 : 10-26

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老板國外出差的前夕,我們會有一組伙伴共同支持老板,我把它戲稱為"出差特攻隊"。雖然Check List是早就印在芯版上,但我按例總是要挑燈夜戰、通宵達旦。首先是文件類:File幾本、合約書、文件、Itinerary、會議Agenda,這些是最重要也是最花時間的。接著是例行性工作:禮物、相機、底片、名片、名片簿、機票、護照、照片、Cash(不同幣別),這些是最瑣碎卻又少不了的。然后是老板私人要準備的。最后則是打包的功夫,樣樣馬虎不得,只為讓老板出差順利、出擊成功,為公司創造更好的業績。

而我按例是會擔心的,擔心出差資料做不完,擔心老板趕不上飛機、擔心司機睡過頭、擔心高速公路大塞車、擔心合作伙伴,總之就是會擔心。終于一切打點妥當,出發上高速公路(當然我也會在車上),則要分秒必爭……

老板上飛機后,我則飛奔回到公司與對方再次確認接機的人(先前已通知),同時把日期、時間、地點、同行人員幾位、行李有多少、需要幾部車接機等等,再確認一次(以防出發前的變動)。出差前有一件值得一提的事就是"訂機位",看似簡單其實不容易,因為我們往往為了配合客戶時間爭取訂單和時效,或要連接不同城市的客戶,行程遲遲無法確定,我訂機位只好一改再改、三改四改,等待好幾次,同時要想怎么接最省時、最省錢,訂不到位子時好急呀!此刻最好有自己人在旅行社工作,或者把旅行社的人變成自己人,以便隨時應付所需。

誰還能說秘書只是打打雜?在繁瑣的工作中還要長時間挑戰自己的體力;誰敢說秘書只是跑跑腿?專業秘書就是要懂得自己肯定自己,自己為自己加油,路才能走得長遠,而時時為自己儲備實力,路才會更寬廣。


職場貼士:聽音樂、閱讀書報是增長知識和樂趣的最好辦法。

 

  

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