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(本文為中人網2007年10月25日"解讀《勞動合同法》及應對系列高端論壇"文字實錄節選)我們制訂規章制度的目的不僅僅為了打官司,更重要的是為了讓勞動者遵照實施,反過來說,我們制訂規章制度的目的不僅僅是讓勞動者遵照執行,還是為了應對可能會發生的勞動爭議訴訟。發生勞動爭議訴訟之后,人民法院或者勞動仲裁機構審理案件時候首先會對我們的規章制度的合法性、有效性進行審核,怎么審核呢?靠的是證據,前面講了兩個重要程序:一個向全體職工或者職工代表大會公示、討論,還有一個與工會或者職工代表平等協商,具備不具備這兩個程序,以及公示程序具備不具備,怎么看具備不具備呢?要看證據。證據有幾種保留方式,或者說我們企業在執行過程中有幾種方式:比如我的規章制度草案在企業公告欄中公示,或者在企業上懸掛等等這些方式都可以,但是要考慮一個切實問題,比如在首頁上放制度草案讓大家討論,將來制度通過之后,的畫面必然被撤掉,如何能夠在若干年后證明你現在把這個規章制度公示、討論過呢,這些都會是問題,要考慮采取一些比較嚴謹的完善的辦法,包括到最后的平等協商,相對來說好處理一些,如果經過工會的話,作為會議紀要工會蓋章,工會主席簽字,這樣也就沒問題了,牽扯到最后的公示程序,很多單位用的方法是在公告欄中公告,或者在企業中公示,或者通過企業郵箱群發郵件,直接發到員工個人信箱里,從法律來說這幾種方式都可以,但是面對證據保留的困難,比如發到郵箱,誰都可以注冊這個名稱,怎么可以證明企業在規定時間把規章制度發送給他本人了呢,這也是面對的一個客觀問題,我舉了三種例子:第一單位可通過部門內部公告欄,需要保留照片,保留照片也面臨一個問題,怎么能夠證明時間,如果想證明時間,只有一個辦法,只有一個辦法就是請公證處公證,這樣程序上比較麻煩,還涉及到費用問題;第二電子郵件,保存證據比較困難,第三員工簽收,這種方式比較直接也比較有效,很多單位把規章制度制訂成員工手冊之后人手一本發下去,員工領取時候簽字,這是比較完善的方法,最后憑證據,如果企業沒有工會要通過職工代表協商,職工代表選舉過程也需要保留證據。
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